Hukuk bürosunda çalışma düzeni kurma – Dosyalama nasıl yapılır?

Her meslekte olduğu gibi, avukatlıkta da düzenli çalışmak, işlerin sistemli takibi, ihtiyaç duyulan evraklara kolayca ulaşabilme ve zamanı verimli kullanabilmek adına büyük kolaylıklar sağlar.

Dosyalama sistemini sonradan değiştirmek de elbette mümkün. Ancak bu işi başından sıkı tutmakta fayda var. Derdest dava ve icra dosyalarının, arşiv dosyalarının, vekaletlerin, ihtarnamelerin ve sair tüm evrakların düzenli olarak numaralandırılması ve saklanması, işlerin daha sistemli ve profesyonelce takibine olanak tanır.

Bir kısım evrakları dosyasında muhafaza etmeniz mümkünken, ibraname, çek – senet asılları , vekalet sözleşmeleri gibi ileride aslına ihtiyaç duyabileceğiniz önemli evraklar için, kaybolma, çalınma, gibi risklerin önüne geçebilmek adına, öncelikle bir çelik kasa edinmeniz bizce şart.

Eğer evraklarınızı, fiziki olarak dosyalamanın yanında, bilgisayar ortamında da tarayıp saklarsanız, hem dosyalara her an ulaşabilir, hem de olası bir kaybolma durumunda rahatlıkla iz dosya oluşturabilirsiniz.

Öncelikle fiziki olarak dosyalamanın nasıl yapılebileceği hususuna değinelim;

Avukatlık, vekalet ilişkisine dayandığından, işini aldığınız her müvekkilin, doğal olarak elinizde vekaleti bulunması şarttır. Boşanma davaları gibi istisnai durumlar hariç, vekaletnamenin aslının, işlem başlatabilmeniz için elinizde bulunmasına gerek yoktur. Ancak size tavsiyemiz, vekalet asıllarını müvekkillerinizden almanız ve vekalet asılları için özel bir klasör oluşturmanız yönünde olacaktır. Alacağınız her vekalete, bir sıra numarası vermeniz, ardından bir firhist oluşturarak alfebatik olarak vekaletnameleri ve sıra numaralarını firhiste kaydetmeniz, bu noktada işinizi kolaylaştıracaktır. İhtiyaç duyduğunuzda, firhistten, alfebatik olarak ilgili müvekkilin sıra numarasını bulabilir, vekalet klasöründen de bu sıra numarasındaki vekalete ulaşabilirsiniz.

Firhist yöntemine ilave olarak, yine numara vermek suretiyle excell de yada sair programlarla bir vekalet dosyası bilgisayarda oluşturduğunuzda, müvekkile ait vekaletin sıra numarasını sorgulayabilir ve firhistle aynı işi gördürebilirsiniz.

Vekalet klasörünü fiziki olarak oluşturmaya ek olarak, uygulamada kullandığımız ve size şiddetle tavsiye ettiğimiz diğer bir yöntem de vekaletnameleri tarayarak bilgisayara yüklemektir. Bilgisayada “Vekaletnameler” adıyla oluşturacağınız bir klasörün içine, müvekkil isimleri vererek adlandıracağınız taranmış vekaletnameleri yüklediğinizde, ihtiyaç duyduğunuz anda, vekalet klasöründen vekaleti çıkartıp suret vs almak yerine, bilgisayardan yazdırarak aynı sonucu elde edebilirsiniz.

Uyap üzerinden itiraz, cevap dilekçesi göndermek ya da dava açmak istediğinizde de, vekaletleri taramış olmanızın faydasını görür, vekaletleri tiff formatına çevirip UYAP ortamına ekleyebilirsiniz.

Gelelim dosyalama işine…

Elinizdeki dava ve icra dosyalarına numaralar vermek, uygulamada hukuk bürolarınca kullanılan en yaygın yöntemdir. Dava ve icra dosyalarını farklı renk dosyalama yaparak, kolayca ayırdetmeyi sağlayabileceğiniz gibi, hukuk büronuzda antetli özel dosyalama sistemi kullanacaksanız, numaralandırma işlemini 101-Dava, 102 Dava, 101 İcra şeklinde de yapabilirsiniz.

Dava ve icra dosyalarınızı ayrıca excell’de yada bu iş için yazılmış programlar vasıtası ile ofis no, müvekkil adı, karşı taraf, mahkemesi, dosya numarası şeklinde listelendirebilirsiniz. Davalar için ayrı, icralar için ayrı, arşiv dosyalarınız için ayrı tablo oluşturmak, sizin için dosyaları takipte büyük kolaylık sağlayacaktır. Arşiv olan dava veya icra dosyasına, arşiv numarası vermek suretiyle derdest dosyalarınız arasından çıkarıp arşive ekler, arşivinizi de bu numara sırasına göre tutarsanız, ihtiyaç duyduğunuz evrakın yerini kolaylıkla bulabilirsiniz.

Bazıları için gerekmemekle birlikte, bazı müvekkilleriniz için (Özellikle danışmanlığını yaptığınız şirketlerde), her bir müvekkil adına ayrı ayrı oluşturulmuş klasörlere, o müvekkile ait evrakı koymak suretiyle, o müvekkile ait evraklara da ihtiyaç duyduğunuzda kolay bir şekilde ulaşmanız mümkün.

Dosyalama konusunda etkin olarak kullandığımız ve büyük faydasını gördüğümüz bir diğer uygulama da, dosyasına takılmadan önce her evrakın taranarak bilgisayar ortamına yüklenmesi işidir. Taranılan evraklar üzerine vurmak için yaptıracağınız bir “tarandı” kaşesi, evrakın taranıp bilgisayara atılıp atılmadığı noktasında tereddüte düşmenizin önüne geçecektir.

dosyalama

Dosya listesinde numaralandırdığınız her bir dosya için bilgisayarınızda ayrı bir klasör oluşturup, taradığınız evrakları ilgili klasörde toplayın. Ardından dosyaya girecek tüm evrakları, önce tarayın ki, taradığınız dosya ilk haliyle kalmasın. Böylelikle dosyanın güncel durumunu bilgisayardan görebilir ve iş listesi oluşturabilirsiniz.

Dosyaları bilgisayarda muhafaza etmeye ek olarak, google drive ya da dropbox gibi ücretsiz depolama alanlarına dosyaları yükleyebilir, cep telefonunuzdan dahi tüm ofisinizdeki dosyalara ulaşabilirsiniz. Avukatlar için dropbox kullanımını ve faydalarını ayrıca detayları ile anlatacağız.

Yukarıda da izah ettiğimiz gibi, bunu işin başında, dosya sayısı az iken hayata geçirmek ve sistemi oturtmak çok daha kolaydır. dosya sayısı arttıkça, evrak taramak eziyet gibi gelebilir. Ancak zamanı verimli kullanmak ve sistemli olmak adına kurulacak bu düzen, meslekte işlerinizi takipte size büyük kolaylık sağlayacaktır.

Son olarak, dava veya icra dosyalarınızı, icra müdürlüklerinde ve mahkeme kalemlerindeki hengamenin ve karışıklığın içinde kolayca bulabilmeniz adına, ayırdedici bir renkte büronuzun logosunu taşıtan dosya sırtlığı stickerlar yapıştırarak, raf raf dosyanızı aramaktan kurtulabilirsiniz.

4550cookie-checkHukuk bürosunda çalışma düzeni kurma – Dosyalama nasıl yapılır?

Cevapla

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar işaretlenmelidir *

*