Avukatlıkların iletişimde zamanı verimli kullanamama sorunu ve çözüm önerileri

Birçok meslekte olduğu gibi, avukatlıkta da başarı, zamanlı verimli planlamak ve kullanmaktan geçer.

İşi doğru yapmak ile doğru işi yapmak arasında büyük fark vardır. Avukata düşen görev, doğru işi doğru şekilde yapmaktır.

Gün içinde bir sürü iş yapıp, asıl yapılması gerekenleri yapmamışsanız, koca günü heba etmişsiniz demektir. Oysa öncelikle yapmanız gereken işler, hem acil, hem de önemli olan işlerdir.

İletişim araçları, verimli kullanılması halinde, avukatın işlerini büyük ölçüde kolaylaştırır. Müvekkilleriyle etkin biçimde haberleşmesini ve yeni müvekkil edinmesine olanak tanır. Ancak avukatlar sıklıkla, özellikle iletişimin yanlış ve gereksiz kullanımı nedeniyle hem zaman hem de müvekkil kaybı yaşarlar.

Gün içinde gereksiz telefon görüşmesi yaptığınız sürelerde, aslında yapılmayı bekleyen ne kadar çok işi halledebileceğinizi bilseniz şaşırırsınız.

Avukatlarca yapılan en büyük hataların başında, müvekkil görüşmesinde çalan telefonu cevaplamak vardır. Özellikle iş görüşmesi sırasında çalan bir telefonu cevaplamak, ofise gelen aramayı bağlatmak, müvekkile saygısızlıktır. Müvekkilde önemsenilmediği izlenimi yaratabilir. Görüşme öncesi müvekkil yanında sekreterinize telefon bağlamaması yönünde talimat vermek de hem müvekkile önemsendiğini hissettirir. Hem de görüşmede konunun dağılmasını engeller.

Bir dosya hakkında telefon görüşmesi yapacağınızda, görüşmeye konu evrakları masanızda bulundurmanız, konuşmada dosyadan herhangi bir bilgiye ihtiyaç duyduğunuzda bulup çıkartmak için harcayacağınız zaman kaybının önüne geçecektir.

Müvekkillerle samimi ilişkiler kurmak elbette önemlidir. Ancak hal hatır sorma işini, mesai saatlerinde müvekkille yaptığınız görüşmelerinizde kısa tutmanız gerekir.

Müsait olduğunuzda, özellikle mesai saati dışında, hal hatır sohbeti için ayrıca görüşebilirsiniz.

Planlı görüşmelerde, görüşme öncesi, konuşulacak hususlarla ilgili notlar almak ve hazırda kalem kağıt bulundurmak da faydalı olacaktır.

Gün içinde gerekli gereksiz bir çok telefon gelir. Numara kayıtlı değil diye aramaya cevap vermemek de, yeni bir müvekkilden olmanıza sebebiyet verebilir. Bu yüzden mümkün olduğunuzca telefonlara cevap vermeli, veremiyorsanız da müsait olduğunuzda gecikmeden geri dönüş yapmalısınız. İnsanlar, avukatlara genellikle acil durumlarda ihtiyaç duyarlar. Arandığında ulaşılabiliyor olmak, bir avukatın güvenilirliği için oldukça önemlidir.

İşle ilgili olmayan görüşmeleri, mesai saatleri dışında ya da mesai saatlerinde başka iş yapma şansınız yokken yapmanız ( örneğin araba kullanırken) yolda geçen zamanı da verimli kullanmanızı sağlar. ( Tabi trafik kurallarına uymayı ve kulaklık kullanmayı da ihmal etmeden)

Telefonunuza görüşmeleri kaydeden uygulamalar yüklemek, (androrec gibi), hem görüşme esnasında not alma imkanınız yoksa, buna fırsat verir, hem de ihtiyaç duyduğunuzda görüşmeyi dinlemenize ve delil olarak kullanmanıza yarar.

Yapmanız gereken işler arasında , işle ilgili herhangi bir telefon görüşmesi varsa, bunu ötelemeden derhal yapmanızı tavsiye ederiz.Böylelikle bu görüşmenin, yapılmadığı müddetçe kafanızdaki iş listesinde gereksiz yer etmesini de önlemiş olursunuz.

Eğer birini telefonla aramanız gerekiyorsa, uzun uzun çaldırmayın ve tekrar tekrar aramayın. Siz arayarak üzerinize düşeni yaptıysanız, diğer işlerinize odaklanın. Müsait olunca size geri dönüş yaparlar. Eğer iş önemliyse, tekrar ararsınız.

Yüzyüze iletişimde kullanılan mimikler ve vücut dili, telefon iletişiminde olmadığından, karşınızdakini daha iyi anlayabilmek adına, telefondaki kişinin ses tonuna özellikle dikkat etmelisiniz. Böylelikle karşınızdakinin nasıl bir ruh halinde olduğu, sizle yaptığı görüşmeden nasıl bir beklenti içerisinde olduğu hususlarında fikir sahibi olabilirsiniz.

Hukuki bilginizi telefonda insanlarla mümkün olduğunca paylaşmayın. Kimileri, büronuza gelerek görüştüklerinde para vereceklerinden korkup, bütün sorularının cevaplarını telefonda almak isterler. Elbette ki yeri geldiğinde, yakın çevrenize telefonda bilgi vermek, yol göstetmek olağandır. Ancak bazı insanlar, sizin müsait olup olmadığınızı düşünmeden uzun uzun telefonda sizi esir etmekten hiç rahatsızlık duymazlar. Böylelerini kırmadan , müsait olunca görüşelim deyip öteleyin gitsin.

Bazen, saatlerce, günlerce araştırma yapıp, dilekçe yazmak için bilgisayar başına oturduğunuzda, tam da ilham gelmişken çalan bir telefon, bütün konsantrasyonunuzu bozabilir. Böylesi önemli zamanlarda, gerekirse telefonu sessize almanız, mantıklı bir seçimdir. Ancak telefonunuza da arada kontrol  etmek şartıyla…

5880cookie-checkAvukatlıkların iletişimde zamanı verimli kullanamama sorunu ve çözüm önerileri

Cevapla

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar işaretlenmelidir *

*